Demandes d’inscription
L’ouverture des inscriptions aux camps d’Agape se fait à des dates programmées suffisamment à l’avance par rapport aux camps qui sont organisés à des périodes consolidées au fil des années et que celles et ceux qui fréquentent régulièrement le Centre connaissent bien;
voici les dates d’ouverture des inscriptions:
- 15 janvier pour les camps du printemps;
- 15 mars pour les camps de l’été;
- 15 octobre pour les camps de l’hiver.
Toutefois les inscriptions sont en principe possibles jusqu’à la veille du début de chaque camp. Si le nombre maximum de participants est dépassé, nous organisons une liste d’attente.
Places
Chaque camp compte environ soixante places, certaines étant réservées à des catégories spécifiques réparties de la manière suivante:
- 16% environ de places pour celles et ceux qui n’ont pas encore participé à un camp à Agape;
pour les camps s’adressant aux mineurs, nous avons en outre prévu les pourcentages suivants:
- 5% environ de places pour les demandes en provenance d’institutions pour mineurs;
- 5% environ de places pour les projets de partenariats d’Agape.
Procédure de tirage au sort
Au terme du premier jour d’inscription et dans le cas où les demandes pour un camp sont plus nombreuses que le nombre de places disponibles pour une des catégories détaillées ci-dessus, un tirage au sort est effectué suivant la procédure suivante:
- ceux et celles qui n’ont pas pu participer au même camp durant l’année précédente sont automatiquement autorisés à participer au camp sans être tiré au sort, à condition d’avoir envoyé sa demande d’inscription au jour de l’ouverture des inscriptions;
- pour permettre la participation de certaines personnes qui se sont inscrites ensemble, le tirage au sort se fait par couples de noms, lorsque le souhait de participer ensemble au camp a été exprimé dans la fiche d’inscription (pour être prise en considération, les deux personnes en question doivent avoir précisé cette option). Les noms de celles et ceux qui n’ont pas exprimé de préférence concernant cette option sont associés au nom d’une autre personne au hasard.
- Les couples ainsi déterminés sont tirés au sort jusqu’à ce que le nombre maximum de places disponibles soit atteint. En même temps une liste d’attente est organisée.
Validation des catégories spécifiques
Les places réservées à celles et à ceux n’ayant jamais participé à un camp d’Agape font l’objet d’une liste d’attente préférentielle jusqu’à quelques semaines avant le début du camp en question:
- jusqu’à la fin février pour les camps du printemps;
- jusqu’à fin novembre pour le camp d’hiver.
À la fin de ces délais, les places réservées encore disponibles sont attribuées aux premiers noms sur la liste d’attente générale.
Les places réservées aux autres catégories spécifiques (institutions et projets spécifiques) sont réservées jusqu’à une semaine avant le début du camp; après ce délai, elles sont attribuées aux premiers noms sur la liste d’attente générale.